仕事の「重要度」と「緊急度」、どっち？【仕事ができる人はこうする】

こんにちは！
みらいマーケティング本舗・代表の堀野です。

重要な仕事と、緊急な仕事。どっちを優先すべき？
重要な仕事と、緊急な仕事の定義は？
仕事できる人ってどうしているの？

同じ仕事でも、素早く正確にできる人と、いつまでもズルズルやっている人に分かれますよね。
我々ビジネスワーカーは、常に複数の仕事を進めないといけないので効率的に仕事を行うノウハウがあるだけで成果に大きな違いが出てきます。

私自身、同時に10社以上のクライアントを持ちながら、Webコンサルタントとしてしっかりと成果に結びつけることが求められていますので、時間の有効活用と成果のバランスにはかなりこだわっています。

今回はビジネスワーカーなら知っておきたい、仕事の重要度、緊急度についてご紹介します。

「重要な仕事」「緊急な仕事」どっち？

あなたは「重要な仕事」と「緊急な仕事」の使い分けをしていますか？

どっちも似たようなもんじゃないの？という方は、恐らく社内でも評価が低い仕事ぶりしかできていないんじゃないでしょうか。（厳しい言い方ですが）

「時間管理のマトリクス」と呼ばれ、多くのビジネスマンにも知られるこの図を元に説明しましょう。

①「重要かつ緊急な仕事」については、言うまでもなく誰もが最優先で進めることだと思います。

ここで問題になるのが②「重要だが緊急ではない仕事」と、③「緊急だが重要ではない仕事」のどちらを優先すべきかということ。

多くの人は、ついつい目の前に差し迫った「緊急」な仕事に取り掛かってしまいます。

「だって今週中にしないといけないんだから仕方ないよね」などの理由をつけて対応してしまいがちです。

しかし、ビジネスへの影響度が大きいのは間違いなく②の仕事のはず。それなのに、目の前の仕事ばかり着手しており、本当に重要なことに目を背けて、忙しい毎日を送ってしまっている、、、労働生産性が低いと言わざるを得ません。

なぜ、いつも緊急度の高い仕事に追われるの？

いつも仕事に追われる理由

なぜこういう状況になってしまうのかというと、「周到な順位や計画的なプロジェクト管理」ができていないからです。

直前になるまで仕事の発生に気づくことができないという訳です。つまり自分自身で仕事をコントロールできておらず、いつも突発的な仕事に振り回されるという構造ができてしまっているのです。

スキルやポテンシャルよりも「段取り力」が決め手？

仕事ができる人とできない人の能力の違いはそんなに大きくないと思っています。そもそも基本的なポテンシャルは誰もが持ち合わせているものです。

決定的な違いを生むのが自身のマネジメントの仕方や、先を見据えて考えたり、すぐに行動に移すことができる仕事の質です。

仕事ができる人、仕事が早い人を見ていると、いつも身の回りが整理されており、仕事の状況も的確に把握でいていませんか？ビジネス力の決め手になるのは「段取り力」かも知れませんね。

段取り力を身につける4つの方法

では、どうやれば段取り力を身につけることができるのでしょうか？ここでは段取り力を鍛えるための４つのポイントをご紹介します。

1. 目的をはっきりとする

「いつまでに」「どんな状態にする」ということを決めましょう。段取りが悪い人は、目についた仕事からやりはじめたり、ゴールも決めずダラダラとやってしまいがちです。

2. 優先順位を決める

通常は、複数の仕事が同時並行で動くこともよくあります。その際に、どちらを優先すべきかを決めるようにしましょう。優先度は自分で決める場合もあれば、上司やチームで決まる場合もあります。

やらないことを決めるということも重要なことです。

3. 業務を可視化する

頭の中だけで考えていると、つい忘れてしまいがちです。行うべきタスクを手帳やメモに書き出して可視化すると、業務の全体像がつかめるので便利です。

私の場合、ほとんどのタスク管理をGoogleカレンダーで行っています。自分の使いやすい方法で行いましょう。

4. かんたんなタスクは先に片付ける

人間が忙しいと感じるのは「数多くの仕事が残っている」状態が起因しているようです。そのため、簡単ですぐに出来るタスクに関しては先に片付けてしまって、大きな仕事に集中して取り掛かることができるようにしましょう。

そうすることで精神的な余裕が生まれてきます。

仕事ができない人の特徴

これまで上司、部下、取引先、仲間など数百人以上の方と仕事で関わってきましたが、仕事ができない人にはある特徴が見えてきました。

どれも仕事のスキルや経験でなく、仕事に対する姿勢や基本的なことばかりです。これすら出来ていないのに、新しいスキルを勉強したり、流行りを追いかけるなんて愚の骨頂ですよね。。。

賢明な皆さんは意識的に気をつけましょうね。

仕事をするのは「会社のため？」「自分のため？」

正直、会社のために働くのはコスパが悪いと考えています。
会社のためでなく「自分のために頑張りましょう」という話です。

ちなみに会社が「悪」だと言いたいわけではありません。
会社に依存しすぎるのがダメであって、お互いが活用してやるぐらいの気持ちがちょうどいいのかと思います。

これからは「個人で稼ぐ」チカラが求められる

今後、副業解禁や終身雇用の崩壊で、会社の言う通りにしていたら、定年まで面倒を見てくれたり、仕事ができなくてもオフィスに居ればなんとか喰っていけるという古い時代は終わります。

これからは、「個人で稼ぐ力」や「価値を生み出す」ことが重要視されてきます。

会社に貢献できる人と、会社の言うことだけを聞く人の格差はだんだん大きくなってくるでしょう。

既に、新卒採用でも、優秀なITエンジニアには初任給で年俸1,000万円以上を掲示されることもあるなど、かつての年功序列、終身雇用が崩壊し、変化が現れてきつつあります。

労働生産性が高い＝コスパがよい

スキル、知識、ノウハウを身に付けて生産性を上げて、社会で評価されて稼げる人になるためにも、限られた時間を有効に使い「労働生産性」の高い人を目指しましょう。

同じ時間でも、人の２倍の成果を生み出せる人はコスパがよい人と認識され、市場価値も高くなります。その結果、給料や報酬面でも違いが生じるのは言うまでもありません。

そのためには「緊急な仕事」ではなく「重要な仕事」に時間をさけるように日頃から意識していくことが大切になってきます。

まとめ

有効な時間の使い方で、理想のキャリアへと近づける

ビジネスワーカーにとって「時間」はとても貴重なものです。限られた時間のなかで大きな成果を出せる人材は、どの業種業態でも求められています。

逆に、朝に会社に来て定時になれば帰るような働き方は、どの会社でもあまり必要とされないばかりか、限りなく低い年収で働かなくてはいけなくなるでしょう。

そのくらい時間の使い方は、ビジネスワーカーのキャリアを左右します。

仕事の「緊急度」と「重要度」を基準に仕事の優先度を決めることができると、時間を効率よく使えるだけではなく、空いた時間で自分の将来に向けたチャレンジや準備に充てることができます。

それにより優秀な人とそうでない人の違いは、積み重なってどんどん大きくなっていきます。

このようにならないために、できるだけ未然に緊急性の仕事を減らせるようにして、重要だが緊急ではない仕事にほとんどの業務時間を割けるようになると、望ましい自身のキャリアアップができるようになるのです。